Changement de situation : que faire en cas d’hospitalisation, de déménagement ou de décès ?

Comprendre l’importance du signalement d’un changement de situation

Un changement de situation (hospitalisation, déménagement, décès) a presque toujours des conséquences sur :

• les aides financières perçues (APA, PCH, aides de la Caisse de retraite, etc.),
• les prestations de maintien à domicile,
• la facturation d’un service (portage de repas, service d’aide à domicile…)
• les droits auprès de la Sécurité sociale ou de la Caisse d’Allocations Familiales (CAF).

Dans le département de la Gironde, ce sont plusieurs organismes qui gèrent ces dispositifs (Conseil Départemental, Maison Départementale des Personnes Handicapées, caisses de retraite, centres communaux d’action sociale…). Chacun doit être informé rapidement de tout changement significatif.

Hospitalisation : qui prévenir et quelles démarches en Gironde ?

Pourquoi signaler une hospitalisation ?

L’hospitalisation d’une personne âgée ou en situation de handicap peut entraîner la suspension ou l’ajustement de certaines aides : allocation personnalisée d’autonomie (APA), prestations compensatoires (PCH), services à domicile… Par exemple, lorsqu’une hospitalisation dure plus de 30 jours, le Conseil Départemental de la Gironde peut suspendre automatiquement le versement de l’APA à compter du 31ejour.

Quelles démarches faire immédiatement ?

1. Prévenir le service d’aide à domicile ou le prestataire de soins :
   • Contacter le service qui intervient habituellement (aide-ménagère, portage de repas, infirmiers) pour suspendre les prestations à domicile.
   • Bien préciser la date d’entrée à l’hôpital et, dans la mesure du possible, la durée prévue.
2. Informer le Conseil Départemental (pour l’APA ou la PCH) :
   • Transmettre le certificat d’hospitalisation (délivré par l’hôpital) au service autonomie du Département.
   • Possibilité de signalement par téléphone (04 57 57 40 00 pour la Gironde) puis par écrit. Un courrier postal ou un mail reste la solution la plus sûre avec accusé de réception.
3. Prévenir la caisse de retraite et la complémentaire santé :
   • Certaines caisses apportent des aides spécifiques pendant ou après l’hospitalisation (retour, adaptation du domicile).
4. Pension d’invalidité, MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées) :
   • Vous touchez une aide via la MDPH ? Prévenez-la rapidement pour éviter un trop-perçu ou une suspension de droits.

Bon à savoir spécifique Gironde

• Le Département de la Gironde gère les signalements via sa plateforme gironde.fr ou par courrier : Service Personnes âgées ou Personnes handicapées, 1 rue Corps Franc Pommies, 33074 Bordeaux CEDEX.
• Pour l’aide-ménagère, le centre communal d’action sociale (CCAS) de votre commune doit aussi être informé si vous bénéficiez d’une prise en charge municipale.

Déménagement : comment ne rien oublier ?

Un déménagement, qu’il s’agisse d’un passage du domicile vers un EHPAD, d’un changement de commune ou d’un simple transfert d’un appartement à un autre, modifie de nombreux droits et prestations. Cela vaut pour la Gironde, mais aussi si la personne quitte ou rejoint le département.

Étapes principales pour signaler un déménagement

1. Informer tous les financeurs :
   • Conseil Départemental (pour l’APA),
   • MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées),
   • Caisse de retraite principale et/ou complémentaire,
   • Caisse d’Allocations Familiales (CAF),
   • Mutuelle et assurances.
2. Prévenir la mairie et le CCAS :
   • Lorsque le changement de domicile implique un changement de commune, actualisez également l’aide-ménagère ou la téléassistance gérée localement.
3. Informer les prestataires :
   • Services d’aide à domicile, portage de repas, infirmiers, porteurs de téléassistance.
4. Pensez à l’adresse postale :
   • Faites suivre le courrier et actualisez l’adresse auprès de tous les organismes (banques, assurances, impôts…)
5. Cas particulier : entrée en établissement (EHPAD, Résidence autonomie) :
   • Le dossier d’admission est à remplir en parallèle. Les aides financières (APL, ALS, allocation logement, prise en charge du Conseil Départemental…) doivent être transférées ou réévaluées, ce qui nécessite souvent un nouveau dossier.

À retenir : Un oubli de signalement peut entraîner la suspension d’une aide, ou à l’inverse un « trop-perçu » à rembourser. Une étude de la CNSA (Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie) indique que 12 % des familles reçoivent des régularisations plusieurs mois après un déménagement par manque de coordination entre organismes (CNSA, rapport 2022).

Comment signaler concrètement ?

• Pour l’APA ou la PCH : envoyer une lettre datée et signée mentionnant l’ancienne et la nouvelle adresse, la date du déménagement, votre numéro de dossier et joindre un justificatif (quittance, contrat de bail, attestation de l’EHPAD).
• Dupliquez la demande à la MDPH pour toute aide liée au handicap.
• Utilisez le portail service-public.fr pour un signalement global (il notifie plusieurs organismes en une seule démarche). Mais en Gironde, adressez aussi un courrier à gironde.fr pour l’APA.

Décès d’un proche : les démarches prioritaires à ne pas négliger

Cette étape, difficile à vivre, suppose aussi des obligations administratives dès les premiers jours. En France, chaque année, plus de 600 000 décès sont déclarés ; en Gironde, cela représente environ 16 000 décès chaque année (source : INSEE, 2023). Lorsque le décès survient dans une structure (EHPAD, hôpital), celle-ci effectue généralement la déclaration initiale à l’état civil. Pour tout le reste, c’est souvent l’aidant ou la famille qui doit s’en charger.

Quelles démarches effectuer ?

1. Déclarer le décès à la mairie du lieu où il s’est produit :
   • En hôpital ou EHPAD, l’équipe administrative s’en charge souvent, sinon c’est à la famille de faire la démarche.
   • Un acte de décès vous sera remis : conservez-en plusieurs copies.
2. Prévenir les organismes :
   • CAF, caisse de retraite, Conseil Départemental (pour les aides APA, PCH), MDPH, mutuelles, assurance obsèques, banque, centre des impôts, bailleur, fournisseurs (eau, électricité…).
   • En Gironde, le n° unique du Département (04 57 57 40 00) permet d’obtenir la liste complète adaptée à votre situation.
3. Arrêter ou transférer les prestations :
   • Portage de repas, aide à domicile, téléassistance…
4. Vérifier l’existence d’un dossier d’aide sociale à l’hébergement :
   • En cas de décès d’un résident en EHPAD, prévenir le Conseil Départemental qui procèdera à la clôture du dossier et au calcul d’un éventuel restant dû.

Qui contacter si vous vous sentez dépassé ?

• Les centres locaux d’information et de coordination (CLIC) de la Gironde proposent un accompagnement pour la plupart de ces démarches. Chaque CLIC possède une équipe spécialisée grand âge et handicap.
• Le CCAS local peut aussi vous orienter vers un écrivain public si la barrière administrative ou numérique est un frein.
• Un guide en ligne : La page « Décès, les démarches » sur le site du Département.

Quels documents préparer pour tous vos signalements ?

• L’acte ou le certificat (hospitalisation, décès)
• Un justificatif de domicile récent ou le contrat de location/Bail/admission en EHPAD
• Votre numéro de dossier (APA, MDPH, etc.)
• Un RIB pour toute modification ou transfert d’aide
• Un courrier explicite (date, nature du changement, coordonnées, signature)

La clarté des documents facilite la prise en charge rapide de la demande. Il est recommandé de copier chaque envoi, de garder les accusés de réception, et, dans la mesure du possible, d’envoyer simultanément les notifications aux principaux organismes.

Retard, oubli, incompréhension : à qui demander de l’aide en Gironde ?

• Le réseau des CLIC : Chaque secteur en Gironde possède un ou plusieurs CLIC. Ils connaissent les spécificités locales et peuvent vérifier si toutes les notifications ont été transmises.
• Le CCAS de votre commune : Pour un accompagnement de proximité, déclaration en mairie ou remplir les démarches assistées.
• L’association France Alzheimer Gironde : Soutient les aidants, notamment en cas d’hospitalisation ou de décès lié à la maladie.
• Service social de votre caisse de retraite ou MSA (Mutualité sociale agricole) : Si le dossier renvoie à un régime agricole ou complémentaire.
• Plateforme téléphonique du Département : 04 57 57 40 00, un conseiller vous oriente vers le bon interlocuteur.

Quelques repères pour agir plus sereinement

• Le délai légal pour signaler un décès à la mairie est de 24 heures (hors week-end et jours fériés).
• L’APA s’arrête à la fin du mois du décès, toutes prestations Covid/Surcoût également : attention aux demandes de remboursement si la notification est tardive (source : CNSA).
• Pour un déménagement, les services doivent être informés le plus tôt possible, en priorité le Conseil Départemental (pour actualiser l’aide), puis le CCAS et la mutuelle.
• En cas d’hospitalisation, pas besoin d’attendre le retour au domicile pour prévenir : anticipez si la sortie paraît incertaine.
• Gardez à portée de main un dossier « changement de situation », que vous actualisez (idéalement sous format papier et numérique).

Pistes pour se faire accompagner près de chez vous

Enfin, n’hésitez jamais à demander de l’aide, même pour ce qui paraît « administratif » ou « évident » : c’est normal d’être un peu perdu, surtout dans l’urgence ou face à la fatigue. Les professionnels du réseau local sont là pour vous écouter, réexpliquer, et alléger le poids administratif de ces périodes où tout bascule.