Comprendre et utiliser le plan d’aide APA en EHPAD : Guide pratique pour les familles en Gironde

Qu’est-ce que le plan d’aide APA en EHPAD ?

L’APA, c’est d’abord une aide financière pour les personnes âgées en perte d’autonomie. Quand on parle de “plan d’aide APA en EHPAD”, il s’agit du montant que le Département prend en charge pour tout ce qui relève de la dépendance (l’accompagnement au quotidien, aide à la toilette, lever-coucher, repas…). En EHPAD, la facture est en trois parties :

• L’hébergement (la chambre, la restauration, l’entretien des locaux…)
• Le tarif soins (soins médicaux, paramédicaux, souvent pris en charge par l’Assurance Maladie)
• Le tarif dépendance (c’est là où intervient l’APA, gérée par le Département – en Gironde, le Conseil Départemental)

Autrement dit, le plan d’aide ne couvre jamais tout le coût d’un EHPAD, mais il réduit le reste-à-charge sur l’accompagnement lié à la perte d’autonomie (Service Public).

Qui peut bénéficier du plan d’aide APA en EHPAD ?

Tout d’abord, il y a des conditions précises pour obtenir l’APA en EHPAD :

• Être âgé d’au moins 60 ans
• Résider de façon stable et régulière en France
• Avoir été reconnu en situation de perte d’autonomie, c’est-à-dire appartenir à l’un des groupes GIR 1 à 4 (la grille nationale “AGGIR” évalue la dépendance de la personne)

En pratique, près de 580 000 résidents en France bénéficiaient de l’APA en établissement fin 2022, soit environ 90% de l’ensemble des personnes en EHPAD (DREES, 2023). En Gironde, vers 13 000 personnes sont concernées (+ de 90% des résidents en EHPAD du département).

Comment est déterminé le montant de l’APA en EHPAD ?

Le budget APA alloué à votre proche n’est pas un montant “au choix” : il suit un barème basé sur :

• Le niveau de dépendance (le GIR attribué lors de l’entrée en établissement)
• Le tarif dépendance de l’EHPAD (mentionné sur le contrat de séjour et affiché dans l’établissement)
• Les ressources du bénéficiaire (le montant est diminué d’un “ticket modérateur” – ce reste-à-charge minimum, qui est incompressible pour tous)

Explication du calcul (de façon simplifiée)

• Le tarif GIR 1-2 est le plus élevé, le tarif GIR 3-4 est un peu moins important. En 2024, en Gironde, le tarif dépendance moyen GIR 1-2 est autour de 22 à 26 € par jour.
• L’APA, versée par le Département, couvre le montant du tarif dépendance du GIR (attribué à la personne) diminué du ticket modérateur correspondant au GIR 5-6 (autonomie préservée) : le ticket modérateur en 2024 se situe entre 5,50 € et 6 € par jour en Gironde.
• Le bénéficiaire – ou sa famille – paie donc systématiquement ce ticket modérateur, le reste est financé par l’APA.

(Source : Département de la Gironde, statistiques 2024)

Le montant réel dépend donc du tarif affiché par l’EHPAD (variable selon les établissements, le territoire rural/urbain, le statut public/privé).

Les démarches à faire pour demander l’APA en EHPAD en Gironde

En Gironde, la procédure diffère selon que votre parent bénéficiait déjà de l’APA à domicile ou non avant l’entrée en établissement. Voici les deux cas de figure possibles :

1. Votre proche touchait déjà l’APA à domicile

• Prévenir le service APA du Conseil Départemental de la Gironde via le formulaire de « modification de situation » (téléchargement sur gironde.fr ou document donné par l’EHPAD).
• Transmettre la nouvelle adresse et le changement de lieu de résidence.
• Le dossier est alors transféré automatiquement pour basculer sur le dispositif APA en établissement. Le montant peut évoluer à la hausse/à la baisse selon le GIR réévalué par l’équipe de l’EHPAD.

2. Votre proche n’a jamais bénéficié de l’APA avant l’entrée en EHPAD

• Remplir le dossier de demande APA (disponible à l’accueil de l’EHPAD, sur le site du Département, ou auprès du CCAS de la commune).
• Fournir : carte d’identité, justificatif de domicile, dernier avis d’imposition, RIB, relevé de ressources. Prendre le temps de tout réunir évite les allers-retours.
• L’EHPAD se charge, dans la majorité des cas, de faire parvenir le dossier au Conseil Départemental.
• L’équipe médico-sociale de l’EHPAD réalise l’évaluation de la perte d’autonomie via la grille AGGIR. Cette évaluation détermine le GIR et donc le montant d’aide correspondant.
• La décision officielle d’attribution APA suit (le délai légal en Gironde est de 2 mois maximum, dans la réalité souvent 3 à 6 semaines).

Spécificités et astuces locales à connaître en Gironde

• Le paiement de l’APA en EHPAD se fait directement entre le Département et l’établissement : aucune avance de frais n’est à sortir pour la famille (sauf ticket modérateur, payé tous les mois avec la facture).
• Il est possible de simuler le montant APA à percevoir en Gironde sur le site du Département, ou d’appeler le 05 56 99 33 33 (numéro dédié infos autonomie).
• Pour les situations vraiment urgentes (sortie d’hospitalisation, danger à domicile), l’EHPAD peut demander la « rétroactivité » de l’APA à l’entrée, sous certaines conditions.
• Si votre parent change d’EHPAD dans un autre département, il faut recommencer une partie des démarches : l’APA suit la personne mais chaque Département applique ses tarifs dépendance (exemple : Paris, Dordogne et Gironde n’appliquent pas tous les mêmes grilles).

Petite précision : en Gironde, l’APA ne couvre pas l’hébergement, même en cas de faibles revenus. Pour cela, il faut demander l’ASH (Aide Sociale à l’Hébergement), qui peut compléter l’APA. Enfin, le Département de la Gironde possède un “guichet unique” pour la gestion des dossiers, appelé la Maison Départementale de l’Autonomie (MDA), qui centralise l’information (coordonnées en bas de page).

Les points clés à surveiller lors de l’attribution de l’APA en établissement

• Garder tous les justificatifs : la décision APA, la grille AGGIR établie par l’EHPAD, l’attestation de paiement de la caisse de retraite… Ces documents sont parfois demandés lors d’un changement d’établissement ou d’une nouvelle demande d’aide.
• Être attentif au changement de situation : décès du conjoint, passage sous tutelle, déménagement… doivent être signalés sans tarder.
• Relancer l’EHPAD ou le Département si vous n’avez pas de nouvelle de l’APA après 2 mois. En Gironde, le service APA du Département est réactif, mais en période estivale ou de fin d’année, les délais s’allongent.

À qui s’adresser pour être aidé concrètement en Gironde ?

• L’EHPAD : Il est dans son rôle pour vous accompagner dans la constitution du dossier APA. Les directeurs/trices sont formés pour cela.
• Le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) de la commune : Il peut vérifier le dossier, proposer une aide pour les personnes isolées ou en difficulté pour rassembler les documents.
• La Maison Départementale de l’Autonomie (MDA) : Point d’entrée unique pour tous vos dossiers liés à la dépendance, le handicap, prestation de compensation, etc. Numéro général : 05 56 99 33 33.
• Plateforme téléphonique régionale “Autonomie Gironde” : Orientation, soutien, mise en relation avec des travailleurs sociaux / assistantes sociales.

Quelques conseils pour faciliter le dossier APA en EHPAD 

• Anticiper : Commencez les démarches dès que l’entrée en EHPAD est confirmée, surtout pour éviter les ruptures de paiement.
• Ne pas hésiter à poser des questions : Les familles se sentent parfois jugées ou démunies, alors qu’il est normal de ne pas tout comprendre du premier coup.
• Vérifier les informations auprès de sources fiables : Les sites institutionnels (Département, Caisse de retraite, pour-les-personnes-agees.gouv.fr) fournissent des explications toujours à jour, contrairement à certains forums.
• Demander un accompagnement : Plusieurs associations (France Alzheimer Gironde, Restos du Cœur, Petits Frères des Pauvres) peuvent accompagner, relire un dossier et faire le lien avec les services du Département.

Pistes à explorer si l’APA ne suffit pas à couvrir les coûts en établissement

• Vérifier l’ouverture possible de l’ASH (Aide Sociale à l’Hébergement), sous conditions de ressources : il faut alors remplir un dossier supplémentaire, qui peut prendre plusieurs mois.
• Se renseigner sur les aides des caisses de retraite complémentaires (Agirc-Arrco, etc.), certaines proposent des secours exceptionnels pour les résidents en établissement.
• Les CCAS et l’ADMR locale connaissent souvent les caisses de secours pour aider ponctuellement sur la facture EHPAD.

Pour aller plus loin : ressources et contacts utiles en Gironde

• Conseil Départemental de la Gironde : gironde.fr – rubrique “Seniors”
• Maison Départementale de l’Autonomie : 05 56 99 33 33
• Maison France Services : pour de l’aide administrative de proximité dans chaque canton
• France Alzheimer Gironde : soutien aux aidants (05 56 96 85 06)
• pour-les-personnes-agees.gouv.fr : simulateur APA et annuaire des établissements

Naviguer dans le système d’aides à l’autonomie peut sembler fastidieux, mais chaque démarche franchie rapproche d’une situation plus stable, avec moins de stress au quotidien. La Gironde dispose d’un tissu d’associations et de professionnels engagés, à contacter sans hésiter.