Faire une demande d’APA en EHPAD en Gironde : mode d’emploi étape par étape

Identifier vos besoins : pourquoi demander l’APA en EHPAD ?

Vous êtes peut-être dans cette situation : votre mère ou votre père vient d’entrer en EHPAD à Bordeaux, à Libourne ou dans une commune de Gironde, et vous découvrez que le coût de l’établissement dépasse largement la pension de retraite de votre parent. Le reste à charge après l’aide sociale ou l’APL (Aide personnalisée au logement) reste lourd. L’Allocation personnalisée d’autonomie (APA) peut alors représenter un réel soutien pour alléger les frais liés à la dépendance.

En France, près de 600 000 personnes âgées perçoivent l’APA en établissement chaque année (source : CNSA, 2022). En Gironde, c’est le Département qui gère tous les dossiers APA.

L’APA en EHPAD sert principalement à financer une partie du tarif dépendance facturé par l’établissement. C’est donc une aide à demander sans tarder, dès que votre parent est installé dans une structure d’hébergement permanent ou temporaire.

À qui s’adresse l’APA en établissement en Gironde ?

Pour ouvrir droit à l’APA en EHPAD, il faut :

• avoir au moins 60 ans (âge minimum légal)
• résider de manière stable et régulière en France (donc l’EHPAD doit être habilité)
• être hébergé dans un EHPAD habilité à recevoir l’APA (c’est la quasi-totalité des structures en Gironde, publics, privés associatifs ou commerciaux – vérifiez en cas de doute)
• avoir une perte d’autonomie classée en GIR 1 à 4 selon la grille AGGIR (Autonomie Gérontologique Groupes Iso-Ressources), c’est-à-dire nécessiter une aide importante au quotidien (pour se laver, s’habiller, se déplacer, etc.)

La majorité des résidents d’EHPAD entrent dans ces critères. Si votre parent relève d’un autre dispositif (par exemple s’il est en accueil familial ou en résidence autonomie), les démarches et l’éligibilité peuvent différer.

Comment fonctionne le financement de l’APA en EHPAD ?

Dans un établissement, la facture mensuelle se décompose en trois grandes parties :

C’est donc sur la partie "dépendance" que l’APA vient réduire le coût pour la famille.

En Gironde, le Conseil Départemental verse directement l’APA à l’établissement. Ce dernier déduit la somme reçue de la facture mensuelle, il n’y a donc pas d’argent à gérer ou à redistribuer par le résident ou les proches.

Le montant de l’APA en EHPAD dépend du niveau de perte d’autonomie (GIR 1 à 4) et des ressources du bénéficiaire. Un ticket modérateur – c’est-à-dire une part restant à charge – reste à payer, mais il est encadré nationalement.

Première étape : réunir les pièces nécessaires au dossier APA

Préparer le dossier en amont fait souvent gagner beaucoup de temps. Il vous sera demandé :

• une copie de la pièce d’identité du parent (carte d’identité, passeport ou titre de séjour)
• le livret de famille ou un extrait de naissance
• l’avis d’imposition le plus récent du parent (et parfois du conjoint s’il y a lieu)
• la preuve de résidence en Gironde (attestation d’hébergement produite par l’EHPAD ou contrat de séjour)
• un relevé d’identité bancaire (RIB)
• le certificat médical d’admission en EHPAD (souvent fourni par l’établissement lui-même après l’évaluation AGGIR)

Chaque EHPAD a ses pratiques : certains préparent, en amont de l’entrée en établissement, tout ou partie du dossier pour le futur résident, d’autres laissent la famille s’en charger.

Où retirer et déposer le dossier APA en Gironde ?

Le dossier APA en établissement est le même dans tout le département, quel que soit l’EHPAD. En Gironde, il se retire :

• directement à l’accueil de l’EHPAD (dans la majorité des cas, le secrétariat vous en remettra un exemplaire papier dès l’admission)
• en téléchargement sur le site du Département de la Gironde (gironde.fr/seniors/apa)
• dans les Maisons du Département (plus de 30 "Maisons du Département des Solidarités" réparties sur tout le territoire girondin)

En Gironde, le dossier est à adresser (par courrier ou dépôt physique) à l’EHPAD qui centralise les dossiers, ou directement au service APA du Département si l’établissement vous le précise. Une précision locale : à Bordeaux, le numéro d’accueil téléphonique pour toute question sur l’APA en établissement est le 05 56 99 33 33.

Remplir le dossier pas à pas

1. Renseigner l’état civil et la situation de la personne âgée (nom, prénom, situation maritale, numéro de sécurité sociale, coordonnées du tuteur si besoin).
2. Indiquer les ressources, retraites et prestations sociales perçues sur l’année civile précédente (tous les revenus nets, y compris immobiliers et financiers, doivent être mentionnés).
3. Décrire la situation d’autonomie : en EHPAD, l’évaluation AGGIR est réalisée par l’équipe de l’établissement, ce n’est donc plus à la famille de gérer ce point.
4. Joindre toutes les pièces justificatives demandées.
5. Signer le dossier, puis remettre le tout à la direction ou au secrétariat de l’EHPAD, qui transmettra pour instruction au Département.

Sachez que les délais de traitement en Gironde sont – selon les périodes – de 1 à 2 mois. L’APA pourra être attribuée rétroactivement à la date de réception du dossier complet, utile pour ne pas perdre de droits.

Comprendre le calcul et le versement de l’APA en établissement

Une fois le dossier réceptionné, le Conseil Départemental de la Gironde instruit la demande. L’évaluation du GIR est normalement faite à l’entrée par le médecin coordonnateur de l’EHPAD.

Le montant attribué varie selon :

• le niveau de perte d’autonomie (GIR 1 est le degré maximal de dépendance, GIR 4 le moins élevé encore pris en compte)
• les ressources du parent (une participation progressive s’applique pour les revenus supérieurs à un seuil ; en-dessous, il n’y a pas de ticket modérateur au-delà du minimum légal national fixé chaque année – 5,79 € par jour en 2024 par exemple)

En Gironde, le versement de l’APA ne passe pas par la famille : le Département paie l’EHPAD, qui prélève alors uniquement le reste à charge sur la facture du résident. En cas de litige sur le montant ou une question de ressources, une commission d’attribution peut être sollicitée pour réexamen.

Questions fréquentes et conseils pratiques

• Peut-on cumuler APA et Aide sociale à l’hébergement (ASH) ? Oui, mais l’ASH sert à couvrir le coût de la chambre. L’APA, elle, sert uniquement la dépendance. Les deux dispositifs peuvent être demandés en parallèle si la maison de retraite est habilitée.
• Faut-il demander l’APA à chaque changement d’établissement ? Oui, si un transfert a lieu vers un autre EHPAD, il faut refaire une demande ; informez rapidement le service APA du Département.
• Et si mon parent a déjà bénéficié de l’APA à domicile ? Le passage de domicilie à EHPAD nécessite un changement de dossier, car le calcul de l’aide n’est plus fait sur l’intervention à domicile mais sur le tarif dépendance de l’établissement.
• Le montant de l’APA suffit-il à tout couvrir ? Non, même avec l’APA, un reste à charge subsiste pour la dépendance, variable selon le GIR, mais il est plafonné. Prévoir cette somme chaque mois est incontournable.

À anticiper : délais, pièges et astuces locales

• Anticiper les délais : Si possible, prévoyez la constitution du dossier APA avant l’entrée effective en EHPAD. Plusieurs établissements en Gironde acceptent de pré-remplir le dossier en amont pour réduire les pertes de droits.
• Vérifier chaque document demandé : un oubli de justificatif retarde systématiquement le traitement.
• Utiliser l’accompagnement social de l’EHPAD : chaque établissement dispose, théoriquement, d’un travailleur social référent qui peut vous aider à remplir et à transmettre le dossier APA.
• Solliciter un rendez-vous en Maison du Département : en cas de difficulté (tiers, tutelle, dossier complexe), les agents des Maisons du Département sont compétents pour accompagner la constitution du dossier.

À retenir : en Gironde, aucune démarche en mairie n’est nécessaire, tout passe par le Département ou l’établissement.

Pour aller plus loin : ressources girondines et contacts utiles

• Portail seniors du Département de la Gironde : https://www.gironde.fr/seniors/apa (téléchargement du dossier APA, simulateur de calcul, infos mises à jour)
• Plateforme téléphonique départementale APA : 05 56 99 33 33 (du lundi au vendredi de 8h30 à 17h)
• France Services et Maisons du Département : à Cestas, Andernos, Libourne, Blaye, La Réole… Accueil physique pour de l’accompagnement administratif sans rendez-vous
• Associations locales : France Alzheimer 33, Unafam Gironde, ensemble2générations Gironde : soutien, écoute et conseil pour les aidants

N’hésitez pas à solliciter ces interlocuteurs : ils connaissent bien les spécificités locales et peuvent relire le dossier, vous orienter vers le service adéquat, ou vous éviter quelques pièges administratifs qui ralentissent souvent l’accès à l’APA en EHPAD.

Rappel enfin : il est tout à fait normal d’être un peu perdu face à ces démarches, surtout lorsqu’elles s’ajoutent à une admission en EHPAD souvent vécue dans l’urgence. Mais la Gironde dispose de services efficaces et d’établissements aguerris à l’accompagnement des familles. Le fait d’aller étape par étape permet déjà d’avancer, et de ne pas rester seul devant la complexité des dispositifs.

Sources : CNSA, Département de la Gironde, Portail service-public.fr, réseaux associatifs locaux.